Ruangan Video Conference

Ruangan Video Conference – Dalam bisnis yang berkembang, cara bagaimana orang berkomunikasi satu sama lain merupakan sebuah inovasi, yaitu dengan menggunakan video conference. Ini merupakan teknologi baru yang sebagian besar perusahaan sekarang menikmati karena memanfaatkand kemudahan dalam npenggunanya. Peserta dari lokasi lain dapat menghadiri pertemuan tanpa khawatir tentang perbedaan ruang dan waktu atau penambahan anggaran transportasi.

Teknologi ini juga merupakan salah satu cara untuk berlatih kerja untuk keseimbangan hidup dimana peserta dapat hadir untuk tugas pribadi mereka di luar kantor atau rumah sebelum jadwal pertemuan, hal ini karena peserta bisa menghadiri panggilan atau pertemuan di mana saja asalkan mereka memiliki peralatan yang lengkap untuk digunakan dalam pertemuan virtual. Juga dalam konferensi video, para peserta atau anggota tim sekarang dapat bekerja dari rumah. Ini akan lebih fleksibel dari segi waktu karena para peserta dapat  menyeimbangkan waktu berdasarkan pribadi dan tugas-tugas bisnis.

Video Conference adalah teknologi yang sebagian besar usaha atau bisnis di segala bidang telah memanfaatkan teknologi ini. Jadi teknologi video conference tidak terbatas hanya bisnis IT saja. Ini juga berlaku bahkan dalam bidang medis karena semua bisnis pasti membutuhkan komunikasi. Di pasar yang tersedia aplikasi video conference yang berbasis software dan video conference yang berbasis hardware.

Kita semua tahu bahwa dalam sebuah video conference, seperti memiliki pertemuan virtual yang real time, tetapi terkadang ruang khusus untuk video conference sangat dianjurkan. Pertemuan virtual yang diadakan dengan menggunakan ruang konferensi, sebuah video conference akan terasa lebih nyaman. Hal ini tetap akan menghemat biaya pengadaan peralatan,biaya transportasi dan meningkatkan produktivitas.

Video conference room

Video conference room

Apa keuntungan sebuah ruangan Video Conference? Ada beberapa poin sebagai berikut:

1. Menghemat uang

Perusahaan tidak perlu menyediakan peralatan lengkap untuk masing-masing peserta di lokasi yang sama atau zona waktu, apalagi jika peserta lebih dari 10. Perusahaan hanya perlu menyediakan 1 set lengkap peralatan untuk video conference dan ruang khusus untuk penyimpanan peralatan. Ruangan ini juga digunakan sebagai tempat untuk pertemuan peserta yang berada di lokasi yang sama.

2. Efektifitas Waktu dengan Agenda Penyelenggaraan Pertemuan

Memiliki tempat yang sama yang digunakan oleh para peserta yang berada di lokasi yang sama merupakan keuntungan dalam menetapkan agenda pertemuan dan mengatur tugas. Hal ini memungkinkan anggota tim untuk melakukan pertemuan singkat tentang bagaimana menyajikan aliran diskusi sebelum jadwal pertemuan yang sebenarnya. Dengan cara ini, semua peserta akan dipandu pada topik serta durasi pertemuan. Ini juga merupakan praktik yang baik untuk dapat memaksimalkan waktu produktivitas semua peserta terutama lead yang akan menghadiri pertemuan tersebut.

3. Peralatan yang Berkualitas

Karena perusahaan hanya akan menyediakan peralatan lengkap yang akan digunakan untuk video conference, maka perusahaan dapat mampu mengalokasikan anggaran untuk peralatan yang lebih baik. Peralatan yang digunakan mungkin mahal tetapi dalam jangka panjang, perusahaan masih menyimpan biaya keseluruhan karena tidak peserta akan memiliki satu set lengkap peralatan video conference. Juga, jika memiliki peralatan yang berkualitas berarti semua peserta bisa dapat saling bertukar komunikasi dengan jelas pada waktu yang tepat.

4. Keamanan Peralatan Terkendali

Memiliki ruangan yang dialokasikan untuk video conference, masalah keamanan tentang cara aman menyimpan peralatan dengan mudah dapat dijaga. Tidak perlu khawatir tentang bagaimana untuk mengamankan semua peralatan. Tidak seperti jika semua peserta memiliki set lengkap peralatan, mungkin ada kali beberapa peralatan yang dibutuhkan hilang atau dicuri. Untuk peralatan dicuri atau hilang berarti bahwa perusahaan diharuskan untuk membeli barang-barang lainnya yang membutuhkan dana tambahan lain.

5. Meningkatkan produktivitas dan menghemat waktu

Karena komunikasi yang dilakukan secara real time, semua topik atau isu bisnis yang terbuka untuk setiap peserta dapat dengan mudah dibahas dan dengan segera dapat diselesaikan. Karena hal ini, para peserta dapat mencapai respon lebih cepat dan meningkatkan produktivitas tim dan mengurangi biaya yang terjadi ketika proyek tertunda pada jadwal target. Hal ini membantu peserta membangun hubungan dan memperkuat ikatan dengan rekan yang lokasinya berjauhan.

Hal ini juga berguna dalam berurusan dengan klien di lokasi terpencil. Waktu respon selalu secara real time sehingga perusahaan dapat mampu membangun hubungan kerja yang baik bahkan jika klien berasal dari negara lain dan zona waktu yang berbeda

 

Bagaimana untuk menentukan apakah ada kebutuhan untuk mengalokasikan ruang khusus untuk video conference?

Untuk menentukan besaran investasi ruangan yang dialokasikan untuk video conference, perusahaan perlu untuk memverifikasi hal-hal berikut:

Total jumlah peserta yang berada di satu lokasi pada ruang video conference. Sangat penting untuk menentukan jumlah peserta berada di satu lokasi karena ini juga akan menjadi dasar pengalokasian anggaran pada pembelian peralatan. Jika ada lebih dari 5 peserta yang berada di lokasi yang sama dan bekerja di zona waktu yang sama, itu praktis hanya membeli satu peralatan konferensi video yang lengkap dan set-up di ruang video yang dialokasikan untuk konferensi.
Periksa biaya untuk ruang yang akan digunakan. Jika set up lingkungan kerja lebih pada kantor virtual, memiliki kantor fisik akan membutuhkan dana tambahan termasuk iuran bulanan itu dan pemeliharaan. Juga, dalam lingkungan kantor modern, sebagian besar perusahaan memiliki sebuah kantor virtual.
Periksa ketersediaan peserta. Ada saat-saat peserta diwajibkan untuk melakukan pekerjaan lapangan dan selalu di mana saja ketemu dengan klien atau kunjungan lapangan kerja. Karena hal ini, peserta tidak dapat menghadiri pertemuan di ruangan video conference.

Software video conference
Apa itu video conference?

Leave a Comments

error: Content is protected !!